应用文写作技巧

  要想写好一篇应用文,须做到两方面:一是文体的格式;二是语文特点的掌握。

一、应用文的格式

1. 书信
  (1)称呼:开头单独成行,顶格书写,后用冒号。称呼用语,要视对方身份及关系恰当而定。
  (2)正文:另起一行,空两格写起,转行时顶格。一般先写问候语,再写主要内容。谈自己的事情,若内容多,应一事一段分写。若是回信,应先写来信何时收悉,回答对方提出的问题,再说自己的事情。
  (3)结尾:一般写表示祝愿或敬意的话,这类用语应视对方身份而定,通常只用“此致”、“敬礼”之类。格式一般为:正文之后,紧接着写“此致”,转行顶格“敬礼”;也可在正文之后,转行空两格写“此致”,再转一行顶格写“敬礼”。
  (4)署名:在正文结尾后的偏右处,写上自己的名字,再在名字的下一行右下方写上年、月、日。

2. 启事
  (1)标题:首行正中部位写明“××启事”。
  (2)正文:另起一行空两格写启事的内容,内容多的,要逐条说明。对于招领启事中的有些内容,如物件的数量、特征等不应该写太具体,防止冒领,但联系地点及方法要具体。
  (3)署名和日期:正文之后右下方分两行写启事者的姓名或单位名称及启事日期。

3. 通知
  (1)标题:第一行正中间写“通知”两字,也可根据需要在“通知”前加一些有标示内容的文字,如“紧急通知”、“×(单位)关于×××的通知”。
  (2)通知对象:一般在正文之前第一行顶格写,下加冒号。
  (3)正文:另起一行空两格写。内容要具体明了,写清原因、目的、时间、地点及具体要求。
  (4)署名:发出单位和时间分两行写在正文末尾的右下方。有的还要加盖公章。

4. 新闻(消息)
  (1)标题:标题可分为单行题、双行题和多行题。单行题只有一个正题,要用一句话概括新闻的主要内容。多行题还可在“正题”前加一眉题(引题),用来介绍前景,烘托气氛;正题后一行的则为副题,用来补充说明情况。
  (2)导语:在开头用一两句突出新闻中最主要的事实,揭示主题。
  (3)主体:紧接导语,全面具体地展开新闻事实的叙述,交代清楚时间、地点、人物、事情及原因。
  (4)背景:交代与事实有关的政治历史事件及环境氛围,增加说服力和感染力。
  (5)结尾:可概括事实,可预示发展,可提出希望。
应该说明的是,新闻由以上五个部分组成,但并非每一条新闻都必须同时具备,要视具体情况而言。

5. 电报稿
  (1)电报上端第一部分由邮局填写,与发报人无关。
  (2)收报人:在“收报地名”栏填写“××省××市”,再在下边方格栏填写收报人详细地址和姓名。
  (3)电报内容和署名:顶格从左向右写,一格一字,不留空格,不加标点,阿拉伯数字四字以下占一格,按一字计费,电文内容要简明,应准确表达信息。正文后连写姓名或单位。
  (4)末尾:电报下端填上发报人姓名、住址和电话,主要备查。此栏内容不拍发,不收费。

6. 广播稿
  广播稿没有固定格式。但应按以下要求去写:
  (1)内容要有针对性,及时反映群众生活、学习等情况,报道他们希望了解或普遍关心的问题。
  (2)形式灵活多样,可用新闻、通讯、总结等多种形式,有时还可采用诗、快板、相声等形式。
  (3)语言要通俗化、口语化,说来上口,听来顺耳。
  (4)篇幅力求短小,便于播发。

7. 申请书
  (1)标题:第一行正中写上“申请书”的字样,也可根据申请书的内容,标明具体名称。如“××申请书”。
  (2)称呼:在标题下空两行顶格处写出有关团体、组织、机关、单位名称,或有关负责人的姓名。名称后要用冒号。
  (3)正文:名称下一行空两格处写起,转行顶格。申请的事情、理由一般分段写。
  (4)结尾:一般写“此致、敬礼”之类表敬意的话,格式同书信,也可不写。
  (5)署名和日期:在结尾下一行(没有结尾则在正文下一行)的后半行,写上申请人姓名或申请单位名称,在署名后面或下面,写上日期。

8. 说明书
  说明书一般分两种形式:一是条款式,一是短文式,介绍某种产品或某项活动,可用条款式,逐条说明;介绍剧情一般采用短文式。写作说明书必须注意以下几点:
  (1)语言应通俗易懂。
  (2)实事求是,不可夸大。
  (3)对说明的事物不仅要介绍优点,而且要说清楚应注意的事项或可能产生的问题。
  (4)可在正文前加上标题。

二、应用文的语言

  应用文的语言应该规范、连贯、简洁、平实、得体。所谓规范,包含:
  1. 语言通顺,合乎汉语语言表达习惯。
  2. 用字规范,不写错字、别字、繁体字,不用废止的异体字,不生造简化字。
  所谓连贯,指思路清楚,复句内部句与句之间、句群内部都有紧密的联系,上下衔接得上,前后呼应,句意贯通。
  所谓简洁,指简明扼要,言简意赅。特别要注意应用文中某些文言词语,如“届时”、“为荷”、“莅临”等含义弄懂,正确使用。
  所谓平实,指语言力求准确、恰当、朴素,把握特征,实事求是,往往不用铺叙、描写、想象、渲染、抒情和夸张。
  所谓得体,一指内容要得体,符合试题要求;又指外部语境,要根据交际的对象、场合、目的及话题恰当选择词句和表达方式。


2014年12月25日

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